Đang thực hiện

Top banner

Thuyết trình hiệu quả với Microsoft Powerpoint

Đăng ngày: 31/05/2019

(ĐHVH HN) - Microsoft (MS) PowerPoint là phần mềm ứng dụng được tích hợp trong bộ phần mềm Microsoft Office dùng để thiết kế và trình chiếu thông tin. Nó là phần mềm thông dụng nhất hiện nay dùng cho việc thuyết trình và được sử dụng rộng rãi trong giáo dục, đào tạo, trong giới doanh nhân, … và được coi là một dạng phổ biến nhất của công nghệ trình diễn.

Với khả năng có thể chứa đựng nhiều dạng thông tin trong một slide, với các hiệu ứng animation (hoạt hình) kết hợp tạo ra sự sinh động khi chuyển đổi giữa các slide, một bài thuyết trình PowerPoint có thể được thiết kế với vô số định dạng và phong cách mang dấu ấn riêng của người thực hiện. Phần mềm này thực sự mạnh và rất hữu ích trong việc thuyết trình, có thể nói về mặt trình diễn thông tin MS PowerPoint là tất cả những gì chúng ta cần. Tuy nhiên không phải có MS PowerPoint là có tất cả. Như mọi phương tiện khác MS PowerPoint cũng chỉ là công cụ. Mọi thông tin (hình ảnh, âm thanh, chữ viết…) lấy ở đâu? Cách sắp xếp theo trình tự thế nào? Kịch bản ra sao, lời thuyết minh cho thông tin ấy như thế nào?… thì hoàn toàn phụ thuộc vào con người. Ở đây nảy sinh vấn đề làm thế nào để có một bài thuyết trình với chất lượng cao? Bài viết này sẽ đưa ra một vài gợi ý giúp bạn tạo được bài thuyết trình hiệu quả với phần mềm MS PowerPoint.
  1. Làm thế nào để thiết kế PowerPoint tốt hơn?
Để có một bài thuyết trình tốt, việc thiết kế và xây dựng trình diễn phải được lập kế hoạch cụ thể và thực hiện theo từng bước nhất định. Trước tiên, chúng ta phải hình thành được ý tưởng của bài thuyết trình và lựa chọn những thông tin cần thiết. Sau đó chia nhỏ nội dung thông tin thành những modul, mỗi modul được hiển thị trong một slide. Những ngôn từ, hình ảnh, đồ họa 3D, ghi âm giọng nói, hiệu ứng âm thanh và hình ảnh động phải được sử dụng một cách sáng tạo để làm sinh động thêm các cuộc trao đổi, tăng chất lượng bài giảng, tăng tính thuyết phục cho phần trình bày, làm phong phú thêm các nghiên cứu và báo cáo…  
Đơn giản chính là quy tắc đầu tiên của thiết kế slide (trang trình chiếu). Không nên đưa quá nhiều thứ vào slide (quá nhiều hiệu ứng, biểu đồ rườm rà…) và hãy sử dụng từ khóa cho những câu dài để giúp người nghe tập trung vào thông điệp của bạn
Về cấu trúc bài thuyết trình, thực tiễn cho thấy, ý tưởng và con đường thể hiện ý tưởng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới chất lượng bài thuyết trình. Cấu trúc phải thể hiện được thông điệp rõ ràng, logic, đi vào vấn đề và đảm bảo phải thể hiện rõ vị trí của nội dung đang trình bày trong toàn bộ cấu trúc của bài thuyết trình. Nên trình bày số lượng trang slide ở mức tối thiểu, không nên đưa tất cả các thông tin cần thuyết trình trên slide mà dựa trên cơ sở những thông tin trình chiếu, người thuyết trình và người nghe trao đổi, đàm thoại và hoạt động để hiểu sâu, hiểu rõ vấn đề. Việc đưa quá nhiều thông tin vào một slide sẽ hoàn toàn làm giảm mục đích của nó, người nghe thay vì nghe bạn nói họ sẽ đọc slide. Hãy nhớ rằng người nghe thường phải xử lý mọi thứ bạn nói trong khi họ xem slide, họ đọc càng nhanh những gì bạn ghi trên slide họ sẽ càng nhanh quay trở lại tập trung vào những gì bạn đang nói. Do vậy trên slide không trình bày quá nhiều ý, sử dụng các câu ngắn gọn, súc tích, đơn giản, dễ nhớ. Lưu ý nguyên tắc 6x6: không sử dụng quá 6 dòng văn bản trong một slide, mỗi dòng không quá 6 từ.


Về thiết kế, hãy xem xét đối tượng người nghe và suy nghĩ về những gì bạn muốn nói với họ mà thiết kế slide phù hợp. Ví dụ,một mẫu quá sinh động, hoa mỹ sẽ gây mất tập trung và không phù hợp khi bạn trình bày một báo cáo nghiên cứu khoa học về ứng dụng hệ thống elearning trong trường đại học.
Đề thể hiện nội dung bài thuyết trình cần lưu ý những yếu tố sau:
  • Chữ phải đủ lớn: đây là một yếu tố được quan tâm nhằm đảm bảo cho tất cả người nghe có thể thu nhận thông tin một cách rõ ràng trên màn chiếu. Hãy luôn luôn quan tâm đến những người ngồi sau cùng.
 
  • Kiểu chữ: kiểu chữ có ảnh hưởng đến khả năng tiếp thu và tốc độ đọc. Khi soạn slide nên sử dụng kiểu chữ không chân (Arial, Tahoma, Verdana, Calibri…) vì đây là kiểu chữ dễ đọc. Cần sử dụng cùng kiểu chữ, cỡ chữ trên tất cả các slide nhằm đảm bảo tính cân bằng và nhất quán, không nên dùng quá hai kiểu chữ trong slide. Hạn chế sử dụng chữ in hoa vì nó gây khó đọc cho người quan sát. Tránh sử dụng kiểu chữ in nghiêng, chỉ nên dùng chữ in nghiêng khi trích dẫn hay làm nổi rõ những ý kiến hoặc ý tưởng. Chỉ nên sử dụng kiểu chữ gạch chân để hiển thị hyperlink. Nếu muốn nhấn mạnh thông tin chúng ta có thể sử dụng màu sắc, kích thước, vị trí hoặc sử dụng hoạt hình (animation).

Về màu sắc: Để nội dung thông tin trên màn chiếu rõ ràng và dễ đọc cần đảm bảo nguyên tắc phối hợp giữa màu nền và màu chữ. Dùng những màu sắc có độ tương phản cao, nếu màu nền sáng thì màu chữ sẽ là màu tối và ngược lại màu nền tối màu chữ sáng. Không nên kết hợp quá nhiều màu sắc trong một slide nó sẽ gây cho người quan sát cảm giác nhức mắt. Thông thường, nếu hội trường rộng, nên chọn màu chữ sáng (màu vàng, trắng) trên nền tối (màu đen, xanh đậm). Nếu hội trường nhỏ hay trung bình, nên chọn chữ màu đậm (xanh đậm hay đen) trên nền sáng (màu trắng). Hãy lưu ý rằng màu sắc được chiếu từ máy chiếu sẽ khác màu sắc trên màn hình máy tính của bạn.  

 
Về đồ họa (Graphics): Cũng giống như phông chữ, chúng ta không nên sử dụng quá nhiều đồ họa vì chúng gây mất tập trung và làm cho bài thuyết trình kém hiệu quả, chỉ nên dùng khi muốn bổ sung, truyền đạt hoặc nâng cao thông điệp nào đó. Chỉ nên dùng hình ảnh để minh họa những vấn đề phức tạp, khi dùng hình ảnh nên chọn lựa những hình ảnh có chất lượng tốt.
  1. Thiết kế bài thuyết trình chuyên nghiệp với Microsoft PowerPoint
Sử dụng trình Thiết kế (Designer) để tạo các slide đẹp mắt: trình Thiết kế là tính năng mới trong PowerPoint của bộ Office 365 giúp cải thiện các trang trình bày bằng cách tự động tạo ý tưởng thiết kế để người dùng lựa chọn. Nghĩa là, khi bạn thêm một hình ảnh mới vào Powerpoint, hệ thống phân tích hình ảnh thông minh của trình Thiết kế sẽ tự động gợi ý những ý tưởng slide độc đáo nhất vào khung bên phải. Người dùng sẽ không phải cắt ghép hình ảnh, thay đổi hiệu ứng, chèn text,… vì tất cả sẽ được trình Thiết kế hoàn thành chỉ trong vài giây.

Thu phóng giữa các slide với tốc độ nhanh chóng: trước đây để điều hướng chuyển tiếp bản trình bày chúng ta thường nhấp qua nó, nhấp theo thứ tự, mỗi lần một slide. Trong powerpoint 365 công cụ Phóng to (Zoom) cho phép bạn nén bản trình bày của mình sang các trang chiếu khác nhau thay vì nhấp qua từng trang một cách tốn công sức. Ví dụ: giả sử bạn muốn nhanh chóng quay lại trang chiếu đầu tiên của mình, sau đó quay lại vị trí của bạn trong bản trình bày bạn có thể sử dụng Phóng to, hoặc bạn có một ảnh động muốn đưa ra ở giữa buổi thuyết trình và làm cho khán giả bất ngờ bạn cũng có thể sử dụng Phóng to. Hoặc nếu bạn muốn hiển thị chế độ xem của tất cả các trang chiếu của mình cùng một lúc, giống như một mục lục thì có thể sử dụng Phóng to Tóm tắt (Summary Zoom). Cách để thực hiện như sau: Từ menu Chèn (Insert), chọn Phóng to (Zoom), có những lựa chọn sau: Phóng to Tóm tắt (Summary Zoom) sẽ hiển thị tổng quan về tất cả các trang chiếu của bạn, Phóng to Trang chiếu (Slide Zoom) cho phép bạn chuyển đến một trang chiếu bất kỳ nơi nào trong bản trình bày của bạn và phần Phóng to Đối tượng (Section Zoom) cho phép bạn hiển thị một nhóm các trang chiếu đã chọn. Khi bạn đã hoàn thành việc đó, bạn có thể tùy chỉnh các hiệu ứng chuyển tiếp và hình nền.


Nếu bạn sợ sẽ quên đi những nội dung nào đó muốn đề cập đến thì hãy thêm ghi chú vào slide của mình bằng cách: Nhấp chuột vào Xem (View), chọn nhóm lệnh Hiển thị (Show), sau đó nhấp chuột chọn Ghi chú (Notes) để làm cho chúng hiển thị dưới các trang chiếu của bạn trong khi chỉnh sửa. Khi bắt đầu bản trình bày của bạn, hãy sử dụng chế độ trình bày của PowerPoint bằng cách đi tới Trình chiếu (Slide Show) và chọn nhóm lệnh Màn hình (Monitors), nhấp chọn vào Sử dụng dạng xem Diễn giả (Use Presenter View) để bạn có thể lướt qua ghi chú của mình khi cần.

Nhúng video YouTube thu hút sự chú ý: video được xem trên YouTube hiện nay rất phổ biến, phần lớn lưu lượng truy cập internet là nội dung video, vì vậy bất kể chủ đề bạn đang trình bày nếu có một video chất lượng trên YouTube để hỗ trợ quan điểm của bạn bạn có thể nhúng vào bài thuyết trình để tạo sự thu hút cho người nghe với cách thực hiện như sau: Vào thẻ lệnh Chèn (Insert), trong nhóm lệnh Phương tiện (Media) nhấp chuột chọn Video rồi chọn Video trực tuyến (Online Video). Tiếp đó bạn dán mã nhúng của bạn hoặc bạn có thể tìm kiếm video trên YouTube từ trong PowerPoint. Sau khi nhúng video, bạn có thể di chuyển và thay đổi kích thước video trong slide của bạn và xem trước nó để đảm bảo đó là những gì bạn muốn.


Chuyển tiếp Biến đổi (Morph) cho phép bạn tạo hiệu ứng hoạt hình di chuyển trơn tru từ trang chiếu này sang trang chiếu khác. Bạn có thể áp dụng chuyển tiếp Biến đổi cho các trang chiếu để tạo hiệu ứng chuyển động cho một loạt đối tượng như văn bản, hình, ảnh, Đồ họa SmartArt, WordArt và biểu đồ bằng cách như sau: Trên tab Chuyển tiếp, chọn Biến đổi (Morph). Yêu cầu những slide bạn đang kết nối cần phải có ít nhất một đối tượng chung: văn bản, hình dạng, hình ảnh hoặc biểu đồ, ... Cách đơn giản nhất để tạo đó là sao chép một slide, sau đó thay đổi bản sao bằng cách di chuyển các đối tượng xung quanh, xóa hoặc thêm văn bản, … Sau đó PowerPoint sẽ tự động biến đổi chúng.
Sử dụng điện thoại thông minh của bạn như một con trỏ từ xa và bút laser: Có nhiều bài thuyết trình đã bị gián đoạn và giảm đi sự thu hút khi người thuyết trình cố gắng dò dẫm với máy tính xách tay của họ để chỉ ra một vấn đề muốn nói nào đó hoặc chọn một slide khác. Mọi người sẽ ấn tượng như thế nào nếu thay vào đó, người thuyết trình rút điện thoại thông minh của họ ra và bình tĩnh gõ nhẹ vào màn hình để chuyển sang slide tiếp theo hoặc để làm nổi bật dữ liệu trên biểu đồ hoặc làm bất cứ điều gì đó. Bạn có thể gây ấn tượng với mọi người bằng cách sử dụng điện thoại của mình làm con trỏ từ xa và bút laser bằng cách như sau: Trước tiên, bạn cần tải xuống ứng dụng PowerPoint miễn phí cho điện thoại AndroidiPhone hoặc Windows. Tiếp theo, kết nối điện thoại của bạn với máy chiếu bằng cáp HDMI hoặc WiFi (ví dụ như thông qua AirPlay hoặc ChromeCast). Và sau đó bạn có thể tùy biến chiếc điện thoại của minh. Trong một vài trường hợp, bạn có thể tạo và chia sẻ các bài thuyết trình trên ứng dụng PowerPoint rồi lại tục làm việc với chúng sau khi bạn đến máy tính của mình.
  1. Chuẩn bị cho bài thuyết trình
          Để đảm bảo thành công khi sử dụng trình diễn, rất cần phải tập trình bày trước. Có thể thực hành trước gương như đang đối thoại với đám đông hoặc nói trước mặt bạn bè, người thân để họ góp ý những ưu điểm và nhược điểm, khi luyện tập hãy bấm thời gian để kiểm soát được thời lượng bạn sẽ thuyết trình.
Chuẩn bị trước khi thuyết trình: Cần lên kế hoạch đến đó sớm vài phút để thiết lập và thử nghiệm thiết bị, đặc biệt nên ăn mặc phù hợp với đối tượng khán giả và nên tắt điện thoại.
Nhập đề thu hút sự chú ý: ngay những phút đầu tiên trong bài phát biểu của bạn chính là lúc sự hào hứng của người nghe lên cao nhất, vì vậy bạn phải có những biện pháp để lôi kéo, thu hút được người nghe với bài thuyết trình của mình. Bạn có thể mở màn bằng những câu chuyện hay một tình huống hài hước, hoặc những câu hỏi bất ngờ, những con số thống kê…
Tư thế và chỉ dẫn thông tin: luôn giữ nét mặt tươi tắn, thân thiện, cách đi đứng chừng mực và biết sử dụng micro hoặc các công cụ hỗ trợ (que chỉ, đèn rọi…) một cách hiệu quả.
Không đọc nguyên văn các thông tin trình chiếu: chú ý là những thông tin trình chiếu chỉ là những ý ngắn gọn, súc tích, có tính gợi nhớ, trên cơ sở những thông tin đó người thuyết trình sẽ trao đổi, đàm thoại với người nghe.
Sử dụng giọng nói, điệu bộ: đây là yếu tố quan trọng tạo nên sự hấp dẫn, phong cách riêng của người thuyết trình. Người trình bày cần nói chuẩn xác, ít sai lỗi chính tả, sử dụng kết hợp tốt ngôn ngữ nói với ngôn ngữ cơ thể, giọng nói cần phải to, rõ, thể hiện theo kiểu trò chuyện, có nhấn mạnh, tránh nói đều đều theo kiểu diễn kịch, biến đổi ngữ điệu và tốc độ nói, ngắt quãng để nhấn mạnh, lặp lại những thông tin quan trọng và tạm dừng một thời gian ngắn để cung cấp cho người nghe thời gian thu nhận thông tin trên mỗi slide.
Giao tiếp bằng mắt: hạn chế nhìn màn hình đọc lại hoặc nhìn vào sổ ghi chép mà nên nhìn về phía người nghe, sử dụng những cử chỉ tự nhiên, tuyệt đối không quay lưng lại với người nghe, thường xuyên thể hiện sự nhiệt tình, quan tâm của mình thông qua ánh mắt. Điều này giúp thu hút sự tập trung chú ý của người nghe.
Luôn luôn dành thời gian cho một vài câu hỏi vào cuối buổi thuyết trình. Nếu bạn tạm thời quên vấn đề muốn nói, bạn có thể dành thời gian để nhớ lại bằng cách hỏi xem khán giả có câu hỏi nào không. Thuyết trình không phải là một mình bạn nói, hãy hỏi khán giả để cùng thảo luận và tìm ra câu trả lời, khán giả được tương tác sẽ hào hứng vào bị hút vào bài nói của bạn.
Phần kết luận, một lần nữa bạn nên nhấn mạnh lại thông điệp, ý tưởng chính trong bài thuyết trình của bạn.

 --
Tác giả: ThS. Nguyễn Thị Yên, (GV Khoa Kiến thức cơ bản)

--
TÀI LIỆU THAM KHẢO
  1. Cao Ân dịch (2018), Nguyên tắc thiết kế slide chuẩn Ted,  NXB Công Thương
  2. Nguyễn Chánh, Tiêu Long dịch (2016), Hùng biện kiểu Ted, NXB Thế giới
  3. Do's and Don'ts of presentation design nguồn https://www.office.xerox.com/latest/XOGFL-21U.PDF
  4. Making A Great PowerPoint Presentation, nguồn http://medicine.emory.edu/documents/research/research-greatPPT.pdf
  5. https://support.office.com
  6. https://blog.capterra.com/professional-powerpoint-tips/
 
                           
Lượt xem: 255
Xem nhiều
Right Tuyen sinh DH
TSNK
Right - tuyen sinh SDH
Right - tuyen sinh VLVH
Right - NCVH
Right - Thu vien so
Right - middle
Right - NCVH
Right - Thu vien so
Right - middle
Thống kê truy cập
Đang truy cập: 10
Lượt truy cập: 1.716.896