Đang thực hiện

Top banner

Phương pháp biên soạn bài tóm tắt tài liệu

Đăng ngày: 30/06/2017

1.Khái niệm chung về tóm tắt

 Định nghĩa
Làm tóm tắt là trình bày bằng văn bản một cách đầy đủ, chính xác và ngắn gọn nội dung của tài liệu gốc mà không kèm theo bất kỳ lời bình luận nào từ phía người làm tóm tắt (TC: ISO 214 – Documentation - Abstracts for Pubblications and Documentation và TCVN 4524-2009).

Tóm tắt là việc trình bày ngắn gọn nội dung chính của tài liệu gốc (chủ đề, các phương diện của chủ đề, các kết luận chính) bằng một phương thức tiết kiệm ký hiệu với cấu trúc ngôn ngữ thống nhất nhằm biểu đạt thông tin cho người dùng tin dễ tiếp thu nhất.

 Chức năng của bài tóm tắt:
- Chức năng thông tin: Bài tóm tắt thông tin/ thông báo (cho người dùng tin) những thông tin chính xác về nội dung của tài liệu gốc (thông báo về sự xuất hiện của tài liệu).

- Chức năng tìm tin:
+ Dựa vào bài tóm tắt, người dùng tin tìm được tài liệu gốc phù hợp với yêu cầu tin.
+ Cán bộ thông tin – thư viện có thể đáp ứng các yêu cầu tìm tin trên cơ sở nắm được nội dung tài liệu có trong kho; Dựa vào bài tóm tắt, cán bộ thông tin – thư viện lựa chọn tài liệu gốc để biên soạn tổng luận, tổng quan, thư mục chuyên đề, phục vụ thông tin có chọn lọc.

Như vậy, bài tóm tắt giúp người dùng tin và cán bộ thông tin giảm bớt đáng kể  thời gian và công sức tìm tài liệu. Và trong nhiều trường hợp, nó còn giúp tiết kiệm về chi phí tìm kiếm thông tin, tài liệu.

Đặc điểm của bài tóm tắt:
- Bài tóm tắt trình bày nội dung thông tin với dung lượng thông tin lớn nhất so với các thông tin cấp 2 khác. Bài tóm tắt cho người dùng tin nắm được các vấn đề được trình bày trong tài liệu gốc một cách đầy đủ và rõ ràng, trong khi bản mô tả thư mục, ký hiệu phân loại, đề mục chủ đề, từ khóa chỉ cho phép người dùng tin đoán định về nội dung tài liệu hoặc biết về nội dung một cách khái quát nhất.

- Hình thức trình bày ngắn gọn, thuận lợi cho việc bảo quản lâu dài trên vật mang tin truyền thống hoặc trong các hệ thống lưu trữ và tìm tin tự động hoá.

- Khách quan: Bài tóm tắt phản ánh một cách khách quan nội dung của tài liệu gốc mà không có ý kiến chủ quan của người làm tóm tắt dưới bất kỳ hình thức nào.

Phân loại tóm tắt:
- Phân loại theo hình thức thể hiện bài tóm tắt:
+ Bài tóm tắt dạng văn bản: Là thể loại tóm tắt mà nội dung bài tóm tắt được thể hiện bằng văn bản. Đây là hình thức bài tóm tắt thông dụng nhất trong hoạt động thông tin tư  liệu.
+ Bài tóm tắt dạng không văn bản (non- text): Là thể loại tóm tắt mà nội dung bài tóm tắt được thể hiện bằng các ký hiệu mà không kèm theo bất kỳ thông tin bằng văn bản nào. VD: Tạp chí tóm tắt Current Abtracts of Chemistry (Mỹ), trong đó, các bài tóm tắt các tài liệu hoá học được trình bày bằng các công thức hoá học kèm theo các ký hiệu chỉ dẫn quy ước trước.

- Phân loại theo mức độ xử lý thông tin để biên soạn bài tóm tắt:
+ Tóm tắt chỉ dẫn: Nêu những vấn đề chủ yếu của nội dung tài liệu gốc nhằm thông báo sự xuất hiện của tài liệu (có nội dung thích hợp với người dùng tin, giúp người dùng tin xác định được nội dung tài liệu gốc).
+ Tóm tắt thông tin: Tóm tắt chi tiết nội dung chính của tài liệu gốc. Trong một số trường hợp, bài tóm tắt thông tin có thể được dùng thay thế tài liệu gốc.
+ Tóm tắt hỗn hợp: Kết hợp hai loại tóm tắt trên nhằm thông báo những vấn đề cơ bản nhất của tài liệu gốc, thường được dùng cho những tài liệu có khối lượng lớn, nội dung phức tạp, đề cập đến nhiều vấn đề. (Có vấn đề được lựa chọn để làm tóm tắt thông tin; có vấn đề làm tóm tắt chỉ dẫn).

- Phân loại theo tác giả bài tóm tắt:
+ Tóm tắt của tác giả tài liệu gốc
+ Tóm tắt của người làm tóm tắt:
          Tóm tắt của nhà xuất bản: Mục đích của bài tóm tắt của nhà xuất bản là để giới thiệu, tuyên truyền tài liệu. Do vậy, trong nhiều trường hợp, bài tóm tắt không đảm bảo các yêu cầu đối với bài tóm tắt.
          Tóm tắt của cơ quan thông tin: Mục đích của bài tóm tắt của cơ quan thông tin là giới thiệu nội dung những tài liệu quan trọng, cần thiết với người dùng tin. Quá trình biên soạn tuân thủ chặt chẽ quy trình và tiêu chuẩn về làm tóm tắt, do vậy, nhìn chung bài tóm tắt của cơ quan thông tin đảm bảo chất lượng bài tóm tắt theo yêu cầu đặt ra.

Yêu cầu đối với bài tóm tắt:
- Bài tóm tắt phải phản ánh ngắn gọn, đầy đủ, chính xác và khách quan nội dung của tài liệu gốc.
+ Ngắn gọn: Đảm bảo lượng thông tin tối đa trong một hình thức diễn đạt tối thiểu về khối lượng từ ngữ.
+ Đầy đủ: Phản ánh đầy đủ những nội dung cơ bản của tài liệu gốc.
+ Chính xác, khách quan: Phản ánh đúng những nội dung cơ bản của tài liệu gốc (đảm bảo giá trị khoa học và tư tưởng của tài liệu gốc), không kèm theo những ý kiến chủ quan của người làm tóm tắt.

- Văn phong trong sáng, đơn giản, dễ hiểu: Câu văn ngắn gọn; hạn chế sử dụng câu phức hợp, đa nghĩa; sử dụng động từ ở một thì thống nhất.

- Sử dụng các thuật ngữ khoa học thông dụng, phù hợp (giải thích nếu cần).

2. Phương pháp biên soạn bài tóm tắt

Quy trình chung:
Phân tích nội dung tài liệu gốc: Mục đích của bước này là để xác định lượng thông tin chứa trong tài liệu gốc, xác định nội dung tài liệu gốc theo trình tự từ khái quát đến chi tiết, từ nông đến sâu, từ thấp đến cao tuỳ thuộc vào mỗi thể loại tóm tắt.

Khi phân tích nội dung tài liệu, cần nắm được một cách khái quát cấu trúc nội dung của tài liệu gốc (hiểu được một cách khái quát chủ đề của tài liệu gốc và các vấn đề liên quan). Đồng thời phải xác định được lượng thông tin chứa trong tài liệu gốc; Nắm được các vấn đề trong chủ đề tài liệu gốc được trình bày như thế nào; xác định được vấn đề trọng tâm và vấn đề thứ yếu.

Trong quá trình đọc tài liệu gốc, cần chú ý các yếu tố sau:
(1) Nhan đề tài liệu gốc.
(2) Văn bản nội dung (chính văn) tài liệu gốc
(3) Mục lục (tên các chương, phần, mục, đề mục...)
(4) Tóm tắt của tác giải, lời nói đầu, lời giới thiệu
(5) Kết luận chung, kết luận sau mỗi chương, phần...

Những yếu tố (1), (3), (4), (5) góp phần làm rõ thêm nội dung tài liệu gốc và tuỳ từng tài liệu và thể loại tóm tắt, có thể thay thế việc đọc toàn văn tài liệu gốc. Khi đọc chính văn (2), có thể đọc kỹ (nếu các yếu tố nêu trên chưa cung cấp đủ thông tin) hoặc đọc lướt, đọc sơ lược (để bổ sung thêm những thông tin cần thiết).

 Lựa chọn thông tin để làm tóm tắt:
Tách ra khỏi nội dung tài liệu những thông tin phục vụ cho việc xây dựng bài tóm tắt. Những thông tin được lựa chọn: Thông tin về chủ đề của tài liệu và những thông tin triển khai (những thông tin cụ thể liên quan đến chủ đề) và/hoặc trích những thông tin trong chính văn của tài liệu gốc. Ghi chép những thông tin được lựa chọn theo trình tự nhất định, phụ thuộc vào phương pháp phân tích tài liệu, có thể là:

+ Theo cấu trúc hình thức của chính văn tài liệu gốc: Đặt vấn đề, giải quyết vấn đề, kết luận (Thông tin về chủ đề; Thông tin triển khai vấn đề; Kết luận- thông tin tổng hợp về các vấn đề đã được giải quyết). Cách phân tích tài liệu và lựa chọn thông tin này thích hợp với các tài liệu có khối lượng nhỏ: bài báo, báo cáo khoa học (trong các hội nghị).

+ Theo kết cấu logic của chính văn tài liệu gốc (theo vấn đề được giải quyết trong tài liệu gốc):
                             Vấn đề 1 -> Thông tin triển khai 1-> Thông tin triển khai 2
Chủ đề tài liệu
                             Vấn đề 2 -> Thông tin triển khai 1-> Thông tin triển khai 2  

 Tổng hợp thông tin và viết bài tóm tắt (xây dựng bài tóm tắt):
Sau khi đọc tài liệu và rút ra những thông tin cần thiết từ tài liệu gốc, bước tiếp theo là viết bài tóm tắt. Những vấn đề trong nội dung tài liệu gốc có thể được trình bày trong bài tóm tắt theo trình tự xuất hiện của chúng trong tài liệu gốc hoặc có thể thay đổi, tùy vào mục đích làm tóm tắt. Có thể trích dẫn từ nội dung tài liệu gốc những câu văn, đoạn văn phù hợp để đưa vào bài tóm tắt nhưng cần hạn chế ở mức thấp nhất có thể được. Vì việc trích dẫn có thể khiến bài tóm tắt có khối lượng lớn, hoặc làm cho văn phong bài tóm tắt không đồng nhất, ảnh hưởng đến việc tiếp nhận thông tin của người dùng tin. Phương pháp trích dẫn những đoạn văn, câu văn trong tài liệu gốc rồi tiến hành chỉnh sửa, biến đổi câu nhằm làm giảm khối lượng bài tóm tắt cũng có thể được áp dụng. Tuy nhiên, cần đảm bảo giữ nguyên giá trị nội dung của những câu văn, đoạn văn đó sau khi thực hiện biến đổi câu. Nếu không, có thể sẽ làm người dùng tin hiểu sai về nội dung tài liệu gốc. Diễn giải thông tin là phương pháp thường dùng nhất khi biên soạn bài tóm tắt. Diễn giải thông tin cho phép người làm tóm tắt phản ánh nội dung tài liệu gốc một cách ngắn gọn nhất, đầy đủ nhất.
 
 Hoàn chỉnh/hoàn thiện/hiệu đính bài tóm tắt
Sau khi biên soạn xong bản thảo bài tóm tắt phải tiến hành hoàn chỉnh bài tóm tắt, về cả nội dung và hình thức diễn đạt.

- Về nội dung bài tóm tắt, cần lưu ý tính đầy đủ và tính chính xác, khách quan: Những thông tin cơ bản được chọn ra từ nội dung tài liệu gốc đã được chuyển sang bài tóm tắt một cách đầy đủ và chính xác chưa? Có cần bổ sung thông tin không? Trong bài tóm tắt có thông tin nào thể hiện ý kiến chủ quan của người làm tóm tắt không?

- Về hình thức diễn đạt của bài tóm tắt: Cần lưu ý tính logic, cấu trúc bài tóm tắt chặt chẽ; câu văn (ngắn, đơn nghĩa, đơn giản); từ vựng (sử dụng các thuật ngữ thông dụng, khái niệm chính xác, viết tắt đúng quy tắc...).

Công đoạn này thường không được làm bởi người biên soạn tóm tắt. Để đảm bảo chất lượng về nội dung và hình thức của bái tóm tắt, khi hiệu đính, người hiệu đính phải thực hiện lại toàn bộ quy trình làm tóm tắt.

 
Bài: Phạm Thị Thành Tâm - Khoa Thư viện Thông tin

 
Lượt xem: 3404
Xem nhiều
TSNK
Right - tuyen sinh SDH
Right - tuyen sinh VLVH
Right - NCVH
Right - Hợp tác quốc tế
Right - Thu vien so
Right - middle
Right - Gallery
Right - NCVH
Right - Hợp tác quốc tế
Right - Thu vien so
Right - middle
Right - Gallery
Thống kê truy cập
Đang truy cập: 12
Lượt truy cập: 370.291